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Inkasso-Schreiben erhalten: Was Sie prüfen müssen, bevor Sie zahlen

Ein Inkassobrief arbeitet mit Druck: Fristen, Gebühren, die Drohung mit dem Eintrag. Vieles davon ist berechtigt – manches nicht. Fünf Prüfungen, bevor Sie einen Euro überweisen.

Von Johanna Brecht, Redakteurin für Verbraucherfinanzen · 23.8.2026 · 4 Min. Lesezeit

Ein Inkasso-Schreiben ist so gebaut, dass es Angst macht: fett gedruckte Fristen, eine Summe, die höher ist als alles, woran Sie sich erinnern, und ein Satz über die SCHUFA. Genau deshalb ist das Wichtigste, was Sie jetzt tun können: nicht sofort zahlen, nicht ignorieren – prüfen.

Dieser Text führt durch fünf Prüfungen, die Sie in einer halben Stunde erledigen, erklärt Ihre Rechte und zeigt, wie Sie richtig reagieren: zahlen, bestreiten oder Raten vereinbaren.

Prüfung 1: Ist die Forderung überhaupt berechtigt?

Ein Inkassounternehmen treibt eine Forderung für einen Gläubiger ein – es hat sie nicht selbst. Im Schreiben müssen stehen: der ursprüngliche Gläubiger, der Grund der Forderung (Vertrag, Rechnung, Datum), die Hauptforderung und die Aufschlüsselung der Nebenkosten. Fehlt etwas, fordern Sie es an.

Stellen Sie sich drei Fragen: Kenne ich diesen Vertrag? Stimmt der Betrag? Habe ich vielleicht schon bezahlt? Ein erheblicher Teil der Inkassoforderungen betrifft gekündigte Abos, Versandbestellungen, Mobilfunkverträge nach Umzug – Forderungen, die bestehen, aber auch solche, die längst erledigt oder nie entstanden sind.

Prüfung 2: Stimmen die Inkassokosten?

Hier lohnt der Blick am meisten. Inkassounternehmen dürfen nur Kosten verlangen, die ein Rechtsanwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz verlangen könnte. Seit 2021 sind die Gebühren für Kleinforderungen bis 50 Euro gedeckelt; bei unstreitigen Forderungen ist in der Regel nur eine reduzierte Geschäftsgebühr (0,5 bis 0,9) angemessen. Erstattungsfähig sind außerdem Verzugszinsen (fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern) und tatsächliche Auslagen.

Nicht oder nur eingeschränkt erstattungsfähig: pauschale „Bearbeitungsgebühren“, „Kontoführung“, „Adressermittlung“ ohne Nachweis, „Mahngebühren“ in zweistelliger Höhe für einen Brief. Wenn aus einer Forderung von 89 Euro eine von 210 Euro geworden ist, steckt der Unterschied meist in genau diesen Posten. Sie dürfen die Hauptforderung bezahlen und überhöhte Kosten begründet zurückweisen.

Prüfung 3: Gab es die vorgeschriebenen Mahnungen?

Für die Meldung an die SCHUFA verlangt § 31 Abs. 2 BDSG: zwei schriftliche Mahnungen mit mindestens vier Wochen Abstand, ein Hinweis auf die mögliche Meldung, und keine Bestreitung durch Sie. Die Drohung im Inkassobrief ist also nur dann ein realer Hebel, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind. Fragen Sie nach – schriftlich.

Prüfung 4: Ist die Forderung verjährt?

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und der Gläubiger davon wusste (§§ 195, 199 BGB). Eine Rechnung aus März 2021 verjährt mit Ablauf des 31. Dezember 2024. Danach dürfen Sie die Zahlung verweigern – die Forderung erlischt nicht, aber sie ist nicht mehr durchsetzbar. Wichtig: Sie müssen sich ausdrücklich auf die Verjährung berufen („Ich erhebe die Einrede der Verjährung“). Zahlen Sie trotzdem, gibt es das Geld nicht zurück.

Ausnahme: Gibt es einen Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil, beträgt die Verjährung 30 Jahre.

Prüfung 5: Ist das Inkassounternehmen seriös?

Inkassodienstleister müssen registriert sein (Rechtsdienstleistungsregister, online einsehbar). Ein Schreiben ohne Registrierungsnummer, ohne ladungsfähige Anschrift, mit Zahlungsaufforderung auf ein ausländisches Konto oder mit Drohungen („Hausbesuch“, „Pfändung morgen“) ist ein Warnsignal. Pfänden darf nur der Gerichtsvollzieher – nach einem Titel.

Schritt für Schritt: richtig reagieren

  1. Nicht anrufen – schreiben. Am Telefon wird Druck gemacht und nichts dokumentiert. Ein Brief oder eine E-Mail mit Datum zählt.
  2. Unterlagen anfordern, wenn etwas fehlt: Forderungsaufstellung, Vertragskopie, Nachweis der Mahnungen. Frist: 14 Tage.
  3. Berechtigt und bezahlbar? Hauptforderung plus angemessene Kosten zahlen, überhöhte Posten begründet zurückweisen. Zahlung mit Verwendungszweck, Beleg aufbewahren.
  4. Berechtigt, aber nicht auf einmal bezahlbar? Ratenvereinbarung schriftlich anbieten: Rate, Beginn, Dauer. Um Bestätigung bitten und um die Zusage, nach der letzten Rate die Erledigung unverzüglich zu melden.
  5. Nicht berechtigt? Schriftlich bestreiten, mit Begründung: nie bestellt, bereits bezahlt (Beleg), falscher Betrag, verjährt. Per Einschreiben.
  6. Frist notieren. Kommt innerhalb der Frist keine Antwort, ist die Drohung mit der Meldung vorerst entkräftet. Kommt ein Mahnbescheid vom Gericht: Widerspruch innerhalb von zwei Wochen, sonst wird er rechtskräftig.

Was FIAON dabei übernimmt

FIAON prüft Forderung, Kosten und Mahnungen, bereitet das passende Schreiben vor – Unterlagenanforderung, Widerspruch, Ratenangebot oder Vergleich – und versendet es per Einschreiben. Antworten und Fristen landen in Ihrer Akte. Ist die Forderung berechtigt, hält FIAON nach der letzten Rate den Erledigungsvermerk nach, damit der Eintrag nicht länger steht als nötig.

Was nicht geht

  • Die Hauptforderung bestreiten, nur weil die Kosten zu hoch sind. Trennen Sie beides: Hauptforderung zahlen, Kosten zurückweisen.
  • Eine verjährte Forderung nachträglich zurückfordern. Wer zahlt, zahlt.
  • Einen Mahnbescheid ignorieren. Nach zwei Wochen ohne Widerspruch wird er zum Titel – 30 Jahre durchsetzbar.
  • Am Telefon „erst mal zustimmen“. Ein Anerkenntnis setzt die Verjährung neu in Gang.

Das Wichtigste in drei Sätzen

Ein Inkasso-Schreiben ist weder ein Urteil noch ein Irrtum – es ist eine Forderung, die Sie prüfen: Grund, Betrag, Kosten, Mahnungen, Verjährung. Berechtigte Forderungen zahlen Sie oder vereinbaren Raten, überhöhte Kosten weisen Sie begründet zurück, unberechtigte bestreiten Sie schriftlich – und ein Mahnbescheid bekommt innerhalb von zwei Wochen Widerspruch. Alles schriftlich, alles mit Frist, nichts am Telefon.

Häufige Fragen

Muss ich ein Inkasso-Schreiben überhaupt beachten?

Ja. Ignorieren ist die teuerste Reaktion: Es folgen weitere Gebühren, der Mahnbescheid und unter Umständen die Meldung an die SCHUFA. Prüfen Sie die Forderung und reagieren Sie schriftlich – bezahlen, bestreiten oder Raten anbieten.

Wie hoch dürfen Inkassokosten sein?

Inkassounternehmen dürfen höchstens verlangen, was ein Rechtsanwalt nach dem RVG verlangen dürfte – für Forderungen bis 50 Euro seit 2021 gedeckelt, sonst eine Geschäftsgebühr, die bei unstreitigen Forderungen meist bei 0,5 bis 0,9 liegt. Dazu kommen Auslagen und Verzugszinsen. „Kontoführungsgebühren“, „Adressermittlung“ oder pauschale „Bearbeitungskosten“ sind oft nicht erstattungsfähig.

Was passiert, wenn ich der Forderung widerspreche?

Ein begründeter schriftlicher Widerspruch verhindert die Meldung an die SCHUFA (§ 31 Abs. 2 BDSG setzt voraus, dass die Forderung nicht bestritten wurde). Das Inkasso muss die Forderung dann belegen oder gerichtlich geltend machen. Widersprechen Sie nur, wenn es einen Grund gibt – ein grundloser Widerspruch verschiebt das Problem.

Ist die Forderung vielleicht verjährt?

Die regelmäßige Verjährung beträgt drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Forderung entstand (§§ 195, 199 BGB). Eine Forderung aus 2021 verjährt also Ende 2024. Nach Verjährung dürfen Sie die Zahlung verweigern – Sie müssen sich aber ausdrücklich darauf berufen. Titulierte Forderungen (Mahnbescheid, Urteil) verjähren erst nach 30 Jahren.

Kann ich mit dem Inkasso Raten vereinbaren?

In den meisten Fällen ja. Bieten Sie schriftlich eine Rate an, die Sie sicher zahlen können, und bitten Sie um Bestätigung sowie um die Zusage, nach vollständiger Zahlung die Erledigung unverzüglich an die Auskunfteien zu melden.